こんにちは、キラキラひかるです✨
私の今の仕事は人材派遣なので、日々いろんな人とコミュニケーションをとっています。
その中で思うことは、マジでいろんな人がいるなーということ💡
そこで今回は、いろいろな人との関りの中で培ってきた、スムーズに仕事をする上で大事にした方がいいことをお伝えします🎵
仕事だけではなく、プライベートにも役立つので、参考にしてもらえたら嬉しいです😄
自分の欲しい回答が得られるように、”自分の発信”を工夫する
絶対とか言っちゃいけないなと思いますが、
”絶対”私の文章ちゃんと読まないで返事してるなと思う時が実はけっこうありますｗ
というのも、人とのやりとりをメールやLINEですることが多いのですが、自分で意図したことと違う内容の返事がきてしまうことがあります💦
ケース①
私：「まずは面談したいので、平日9時～18時の間で候補日時をいくつかあげてください」
相手：「6/20なら15時から可能です」
心の中の私：「いや日曜日だから、それ。しかも候補日１個かーい」
ケース②
相手：「6/19ならあいてます」
心の中の私：「何時ー？何時ならあいてるのー？何時でもいいのー？」
私：「では、6/19（金）の朝10時からでいかがでしょうか？」
相手：「すいません。午前中は都合悪いんです」
心の中の私：「えー！！！さっきあいてるっていうたやんか。なんやねん、てか、だめならだめでいつがいいのか言ってこーーーい！！！」
上記のように日程のやりとりすら苦労する人は、むちゃくちゃ仕事がしにくいです。中には5往復してようやく日程が決まる人も・・・😱
ここでの学びとしては、私の発信の仕方を変えることで防げることもある！ということです。
上記のようなやりとりを経て、私は下記のように文章を変えました💡
私：「まずは面談をしたいので、月曜～金曜日の9時～18時の間で、候補日と時間を３つ以上いただけますでしょうか」
相手：「6/18の9時～、6/18の15時～、6/19の13時～でお願いします」
というように、欲しい回答が得られるように、自分の発信内容を変えました😃
ポイントは、
・区切る⇒候補日と時間と2つに分けることで印象づける
・数字を使う⇒複数というあいまいなものではなく3つとする
これによって、意図した回答が得られるようになり、劇的にやりとりが楽になりました。
こうやって自分で工夫することができるのが仕事の醍醐味かなと思います😉
”いつまでに”という期日を明確にする
仕事をすすめていくうえで、絶対に外せないのが期日です💡
でもこの期日を意外と設定していない人が多いのではないでしょうか？
ついこないだ取引先の担当者と連絡をすることがあって、やりとりをしていたのですが・・・
あなたの口癖は「確認します」ですかー！！！！！
って思うぐらい、何を聞いても確認しますとしか回答しない方がいましたｗ
ケース③
私：「契約書の件ですが、いつ頃できそうでしょうか？」
相手：「確認します」
私：「いつまでにでしょうか？」
相手：「確認します」
・・・もうケータイ投げましたよ、私。なーんにも前進しない会話。
ということで、この確認しますお化けには、
私：「それでは本日中にご確認お願いします」
こちらから期限を切って返答して会話を強制終了しましたとさ😅
返事は”１秒でも”早くする
これ大事！もはや一番大事！！！
少々仕事できなくても、返事さえきてれば究極なんとかなりますというぐらい大事⚠️
メールをしても返事がない、LINEをしても返事がない、というか既読スルー💦
最終手段の電話を駆使しても出ない、そして折り返しもない・・・
実はこれ実際に最近あった話で、さすがにこれはないだろうということで、
私、キラキラひかる、鬼電してやりました‼️
さすがにまずいと思ったのか、5回目の電話でようやく出ました。
でもこの担当者のすごいところは、
「はい、なんですかー？」
と少しも悪びれてないところ。ある意味むっちゃツワモノwww
この担当者を反面教師として、私はすぐに返事をするように心がけています😃
やっぱり返事が早い人は、話がとんとん進んで仕事がしやすい。
返事に時間がかかりそうな時は、いつまでに返事しますと一本いれておくと、
相手もその時に返事がくるとわかっているので、相手に無駄に催促をしなくて済むようになります。
ちょっとした気遣いなのですが、こういう連絡があると嬉しいです💛
まとめ
３つのポイントに絞って、相手とのやりとりをスムーズにする方法をお伝えさせていただきました🎵
相手が回答しやすいように自分から気遣うことで、コミュニケーションはとても円滑になるなと思います😊
思った通りに返事が来なくてすぐイライラしがちな私ですが、
ちょっとの工夫で改善できることもあるので、意識してみてください。
また仕事での愉快なエピソードがあれば随時あげていきます🌼
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