20〜200人規模までのイベントをたくさん開催してきた中で、イベント主催時に揃えておきたい備品類が大体フォーマット化されてきました。
イベント主催する方のチェックリストに活用してもらえたら幸いです。
イベントの規模や企画によって準備するものは変わってきますが、ここから抜粋する形で準備してもらえたらよいのかなと思いますので参考までに！
イベントに絶対あった方がよい備品
スケッチブック（A4もしくはA3サイズ）
「会場はこちら」とか「飲み物はこちらから」とか「荷物置き場」とかの案内用紙を臨機応変に簡単に作ることができます。
もちろん当日までに案内用紙は準備しておいた方がよいです。
45Lのゴミ袋
ゴミを入れるだけが用途ではなく、例えば参加者が多い場合に荷物をまとめるように袋に入れておいてもらって名前を書いてもらうことで荷物の取り間違いを防ぎます。
ゴミ袋を荷物入れにするのは気が引けるとか予算が十分に組めそうであれば、荷物入れやBOXなどを準備するのも案だと思います。
養生テープ
これがあると何かしら重宝します。先ほどのゴミ袋の口をとめるのにも使えますし、名札代わりにしても構いません。
油性マジックペン<太細>
イベントの規模にもよりますが5、6本準備しておくことをオススメします。
養生テープに名前を書くことにも使えますし、何か当日紙に書いて案内用紙を作ることにも使えます。
ボールペン
イベントの規模にもよりますが、10〜20本ほど準備しておくことをオススメします。
受付用紙などを使う場合にはボールペンが必要ですし、スタッフがメモするときのペンとしても使えると思います。
STAFFバッジ、幹事バッジ
このバッジがあると、主催側とお客さんの見分けがつきやすいですし、お客さんからしても誰がスタッフかわかると声かけやすい安心感もあります。
（※以下はイメージです。他にも色んな種類のバッジがあります。）
集金バック・袋
イベント当日にお客さんから集金する場合は、集金してお金を入れるためだけのバック・袋を準備しておきましょう。
自分の財布を集金に使うのは感覚的にあまり良い印象がありません。（お客さんが払ったお金が直接あなたに入っている感覚を受けるため）
充電池およびケーブル
イベント当日は色んな方々との交流があると思いますが、携帯をフル充電していっても万が一イベントのときに充電が切れることも予想されます。
そういったことを回避するためにも、充電池とケーブルも準備しておきましょう！
イベントにあると便利な備品
紙製のリストバンド
ライブとかに参加するときに腕にまかれるアレです。これがあると、誰が受付＆支払い終了した人か、イベント参加者かどうかがわかりやすくなります。
また、色を変えることで意味合いを持たせると用途の幅も広がります。
カッター、ハサミ
何かものを切ることが発生することがあったときに便利です。
ラミネート
毎回よく使う案内用紙があれば、ラミネートしておいて使いまわせるようにしておくと、水に濡れても拭けば問題ないですし、非常に便利です。
小さなノート
スタッフ自身のメモとして各自準備してもらうとよいでしょう。
ポケットに入るくらいのサイズがよいです。ふとしたときに役立ちます。
バインダー
イベントの受付や司会などをするときに、紙を挟んでおくためだったり、立ったまま書いたりするときにバインダーがあると助かります。
スマホやカメラの三脚
イベントの最後に集合写真を撮影する時などに、全員で撮影することができます。
最後の最後で、周りに頼める人がいない場合にあると便利です。
以下は参考までに貼り付けました。
最後に
いかがでしたでしょうか？
イベントの規模や企画などは時々によって変わるかもしれませんが、準備するものは大幅に変わることはないと思います。
上記は参考までの情報ですが、イベントごとに備品リストを作っておくと毎回ゼロから準備せずにすみますし、新しいイベントスタッフが入ってきたときもどんなものを準備するとよいか？や、何のために準備するかがわかっていると育成コストとしても楽になります。
今回はイベントの備品リストを挙げましたが、やることリストや企画書などフォーマット化できるものは順次フォーマット化していくことをオススメします。
